Question 1

Qui doit s'enregistrer à l'entrée et à la sortie ?

Accepted Answer

Dans le nettoyage professionnel, l'obligation s'applique aux collaborateurs propres, aux sous-traitants et aux intérimaires, quelle que soit la taille de l'entreprise. Dans la construction, l'enregistrement s'applique aujourd'hui sur les chantiers dépassant le seuil légal ; l'ONSS vise le 1er avril 2027 pour l'obligation complète IN et OUT, confirmée définitivement par un Arrêté royal.

Question 2

Comment savoir qu'une personne se trouvait réellement sur le lieu de travail ?

Accepted Answer

À chaque enregistrement, un géorepérage (geofence) confirme que le collaborateur se trouve à l'endroit indiqué. La politique de confidentialité GPS est configurable, afin de ne pas enregistrer plus que nécessaire.

Question 3

Avec quel certificat les déclarations sont-elles signées ?

Accepted Answer

Avec le certificat ONSS de votre propre entreprise. Nous le conservons de manière chiffrée et l'utilisons uniquement pour signer vos déclarations.

Question 4

Que se passe-t-il si l'ONSS refuse une déclaration ?

Accepted Answer

Chaque déclaration est suivie jusqu'à son acceptation ou son refus définitif. En cas de refus, vous lisez en langage clair ce qui n'a pas fonctionné, afin de pouvoir le corriger.

Question 5

L'application fonctionne-t-elle aussi pour les collaborateurs qui ne parlent pas le néerlandais ?

Accepted Answer

Oui. L'application est multilingue et fonctionne avec une connexion par code PIN court, de sorte que l'enregistrement à l'entrée et à la sortie se fait en un geste, dans la langue de chacun.

Question 6

Un responsable peut-il gérer directement les enregistrements ?

Accepted Answer

Oui. Dans le portail web, vous pouvez rechercher et filtrer les enregistrements, mais aussi enregistrer directement une entrée ou une sortie, avec des rôles et droits par responsable.

Question 7

L'obligation s'applique-t-elle aussi aux petites entreprises de nettoyage ?

Accepted Answer

Oui. Dans le nettoyage professionnel (commission paritaire 121), l'obligation s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise, y compris pour les sous-traitants et les intérimaires.

Question 8

Nos équipes travaillent sur de nombreux sites par jour. Est-ce possible ?

Accepted Answer

Oui. Chaque site est configuré comme un lieu de travail distinct, avec son propre géorepérage. Les collaborateurs s'enregistrent sur chaque site et tout est réuni dans un seul aperçu.

Question 9

Comment s'enregistrent les collaborateurs qui nettoient le soir ou la nuit ?

Accepted Answer

De la même manière : avec une connexion par code PIN court dans l'application, également en dehors des heures de bureau. La déclaration part automatiquement vers l'ONSS dans le délai légal.

Question 10

Et le nettoyage dans des bâtiments avec une mauvaise couverture mobile ?

Accepted Answer

L'enregistrement est conservé sur l'appareil et envoyé dès que la connexion revient, afin que l'heure d'entrée et de sortie reste correcte.

Question 11

Devons-nous suivre les enregistrements de nos sous-traitants ?

Accepted Answer

Dans le nettoyage, les enregistrements des sous-traitants et des intérimaires sont également obligatoires. Vous les voyez dans le même aperçu et savez ainsi qui était réellement présent.

Question 12

Qu'est-ce qui change à partir du 1er septembre 2024 ?

Accepted Answer

Depuis le 1er janvier 2024, une obligation de déclaration étendue s'applique aux travaux d'entretien et de nettoyage de bâtiments, quelle que soit la valeur des travaux ou le recours à des sous-traitants. L'ONSS a lancé pour cela le service en ligne Check In and Out at Work ; l'enregistrement était possible dès janvier 2024, mais l'obligation elle-même n'entre en vigueur qu'au 1er septembre 2024 (sous réserve de deux Arrêtés royaux encore à publier).

Question 13

En quoi consiste l'enregistrement des présences ?

Accepted Answer

Toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail avec des activités d'entretien ou de nettoyage doivent s'enregistrer : travailleurs, indépendants, (sous-)traitants, intérimaires, travailleurs détachés, apprentis et stagiaires. Elles s'enregistrent au début et à la fin de leurs activités, ainsi qu'au début et à la fin des pauses de repos. Les employeurs et donneurs d'ordre partagent la responsabilité : ils doivent informer le personnel, mettre un système d'enregistrement à disposition et assurer une transmission correcte des données à l'ONSS — mais ils ne peuvent pas enregistrer eux-mêmes ou à l'avance pour l'exécutant. En cas de changement de lieu de travail, il faut à nouveau s'enregistrer à l'entrée et à la sortie.

Question 14

Pour quels travaux l'enregistrement est-il obligatoire ?

Accepted Answer

Pour les activités d'entretien ou de nettoyage d'un bien immobilier pour le compte d'un tiers — donc spécifiquement la commission paritaire 121 (nettoyage), mais aussi d'autres secteurs qui répondent à cette définition. Une Déclaration de travaux doit également toujours être faite, depuis 2024 sans montant seuil. Ne s'applique pas : aux secteurs publics et privés qui nettoient avec leur propre personnel, aux associations sportives (ASBL) avec un volontaire ou travailleur associatif, et aux entreprises de titres-services (CP 322.01).

Question 15

Quelles sont les sanctions possibles ?

Accepted Answer

Le non-respect peut être sanctionné d'une sanction de niveau 1 ou 3 : une amende administrative de 400 à 4.000 €, ou une amende pénale de 800 à 8.000 €, chaque fois multipliée par le nombre de travailleurs concernés.

Question 16

Comment s'enregistrer ?

Accepted Answer

Soit via l'application électronique de l'ONSS, soit via le système d'enregistrement de Multi-Track. Sont enregistrés : l'identité de la personne, l'employeur, éventuellement l'intermédiaire, la qualité (statut) de la personne, l'adresse du lieu de travail et les heures (début et fin, pauses incluses).

Question 17

Qui doit mettre le système d'enregistrement à disposition ?

Accepted Answer

Le donneur d'ordre doit mettre l'appareil à disposition des sous-traitants, sauf si une alternative équivalente est convenue contractuellement. Chaque (sous-)traitant doit utiliser l'appareil lui-même et le transmettre à ses propres sous-traitants, et veiller à ce que les indépendants disposent d'un moyen d'enregistrement compatible. L'employeur est responsable de la remise des badges à ses travailleurs. Pour les intérimaires, ces obligations incombent à l'utilisateur (l'entreprise utilisatrice).

Question 18

Que faire en cas d'erreur ?

Accepted Answer

Les travailleurs doivent signaler les erreurs à leur employeur dans les 30 jours suivant la date d'enregistrement. L'employeur peut, dans ce même délai de 30 jours, demander une correction à l'ONSS, pièces justificatives à l'appui.

Question 19

Quelle est la base légale ?

Accepted Answer

Loi-programme du 26/12/2022, titre 4, chapitre 1 (art. 22–48) et chapitre 2 (art. 49, §9 art. 30bis de la loi du 27/06/1969).

Question 20

À partir de quand les entreprises de construction doivent-elles aussi enregistrer la sortie ?

Accepted Answer

L'ONSS vise le 1er avril 2027 comme date d'entrée en vigueur de l'obligation complète IN et OUT, confirmée définitivement par un Arrêté royal. Enregistrer dès maintenant, c'est être prêt à temps.

Question 21

L'enregistrement s'applique-t-il à chaque chantier ?

Accepted Answer

Aujourd'hui, l'enregistrement s'applique aux chantiers dépassant le seuil légal. Nous configurons chaque chantier comme un lieu de travail avec géorepérage, sans suivi manuel de votre part.

Question 22

Les sous-traitants présents sur notre chantier doivent-ils aussi s'enregistrer ?

Accepted Answer

Oui. Chaque entreprise de la chaîne enregistre ses propres collaborateurs. Comme entrepreneur principal, vous voyez dans un seul aperçu qui était réellement présent.

Question 23

Qu'en est-il de la responsabilité en chaîne ?

Accepted Answer

Vous restez coresponsable de l'exactitude des enregistrements dans la chaîne. L'aperçu par chantier et par entreprise vous aide à repérer rapidement les enregistrements manquants.

Question 24

L'extension s'applique-t-elle à la livraison de béton prêt à l'emploi ?

Accepted Answer

Oui, l'extension s'applique bien à la livraison de béton prêt à l'emploi. Elle ne s'applique pas aux activités de nettoyage, qui ont leur propre régime.

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