Infos · questions fréquentes
Les questions que nous recevons le plus souvent.
Général
- Un travailleur peut-il s'enregistrer sans smartphone personnel ?
- Oui. Avec un badge Multi-Track personnel, le travailleur s'enregistre via NFC ou code QR sur un appareil central ou sur le smartphone du chef d'équipe ou du chef de chantier. Un seul et même badge contient à la fois NFC et un code QR et est personnalisé et fabriqué par Multi-Track.
- Comment fonctionne l'enregistrement avec un badge NFC ?
- Le travailleur présente son badge personnel devant un appareil compatible NFC. Les pauses peuvent aussi être enregistrées de cette manière. Pour l'enregistrement légal des présences, chaque enregistrement est traité et suivi jusqu'à la réponse définitive de l'ONSS, y compris les éventuels messages d'erreur et refus. Les enregistrements exclusivement internes ne sont pas envoyés à l'ONSS.
- Comment fonctionne l'enregistrement avec un code QR ?
- Le code QR personnel du badge est scanné avec la caméra d'un appareil central ou du smartphone du chef d'équipe ou du chef de chantier. Selon le contrôle de conformité effectué, les méthodes d'enregistrement sont conformes à l'ONSS.
- Qui doit s'enregistrer à l'entrée et à la sortie ?
- Dans le nettoyage, l’obligation concerne les personnes qui effectuent certaines activités de nettoyage d’un bien immobilier pour le compte de tiers, lorsque les conditions applicables de déclaration et de seuil sont remplies. Il s’agit notamment des salariés, indépendants, intérimaires et stagiaires qui exécutent ces activités, y compris via des sous-traitants. Ils enregistrent eux-mêmes le début et la fin de leurs activités ainsi que leurs pauses. La taille de l’entreprise ou sa commission paritaire ne suffit donc pas à déterminer l’obligation. Dans la construction, l’enregistrement des présences via Checkinatwork s’applique aujourd’hui sur les lieux où le montant total des travaux atteint au moins 500 000 € hors TVA. Selon la communication de l’ONSS du 30 juillet 2026, l’enregistrement IN et OUT s’appliquera également à partir du 1er avril 2027 aux travaux immobiliers, hors nettoyage, et à la livraison de béton prêt à l’emploi sur les lieux soumis au même seuil. Le régime de la construction n’impose pas l’enregistrement des pauses.Source officielle : ONSS — champ d’application du nettoyageSource officielle : ONSS — extension dès le 1er avril 2027
- Comment savoir qu'une personne se trouvait réellement sur le lieu de travail ?
- À chaque enregistrement, un géorepérage (geofence) confirme que le collaborateur se trouve à l'endroit indiqué. La politique de confidentialité GPS est configurable, afin de ne pas enregistrer plus que nécessaire.
- Avec quel certificat les déclarations sont-elles signées ?
- Avec le certificat ONSS de votre propre entreprise. Nous le conservons de manière chiffrée et l'utilisons uniquement pour signer vos déclarations.
- Que se passe-t-il si l'ONSS refuse une déclaration ?
- Chaque déclaration est suivie jusqu'à son acceptation ou son refus définitif. En cas de refus, vous lisez en langage clair ce qui n'a pas fonctionné, afin de pouvoir le corriger.
- L'application fonctionne-t-elle aussi pour les collaborateurs qui ne parlent pas le néerlandais ?
- Oui. L'application est multilingue et fonctionne avec une connexion par code PIN court, de sorte que l'enregistrement à l'entrée et à la sortie se fait en un geste, dans la langue de chacun.
- Un responsable peut-il gérer directement les enregistrements ?
- Oui. Dans le portail web, vous pouvez rechercher et filtrer les enregistrements, mais aussi enregistrer directement une entrée ou une sortie, avec des rôles et droits par responsable.
- Plusieurs travailleurs peuvent-ils utiliser un appareil central ?
- Oui. Chacun s'enregistre lui-même avec son badge personnel avec NFC et code QR sur un appareil partagé compatible. Chaque enregistrement reste lié au travailleur concerné. Suivi du temps
- Checkinandoutatwork.be peut-il servir au suivi interne du temps ?
- Oui, dans tous les secteurs : bureaux, entrepôts, logistique, ateliers, production et chantiers. Enregistrez début, fin et pauses et consultez les heures nettes sur la plateforme web. Suivi du temps
- Les enregistrements internes sont-ils automatiquement envoyés à l'ONSS ?
- Non. Les enregistrements exclusivement internes ne sont pas envoyés à l'ONSS. Les présences légales sont transmises lorsque les règles sectorielles applicables l'exigent. Suivi du temps
- Puis-je suivre les heures nettes et les pauses ?
- Oui. Le système traite les pauses enregistrées et calcule automatiquement les heures nettes en les déduisant. Ce suivi interne ne rend pas l'enregistrement des pauses obligatoire dans la construction. Suivi du temps
- Puis-je obtenir des rapports par collaborateur et chantier ?
- Oui. La plateforme web propose des rapports par collaborateur, chantier ou site, équipe et période. Vous suivez les heures sur un chantier précis, les prestations et la durée de présence d'une équipe. Suivi du temps
- Le système convient-il au personnel de bureau ?
- Oui. Le suivi interne du temps n'est pas limité à la construction ou au nettoyage. Le personnel de bureau et des autres sites s'enregistre aussi via app ou un badge avec NFC et code QR. Suivi du temps
- Pourquoi commencer avant avril 2027 dans la construction ?
- Pour suivre dès aujourd'hui les heures, pauses et heures nettes par collaborateur, chantier et équipe. Les rapports soutiennent le suivi de projets et le contrôle des coûts, tout en préparant votre processus aux évolutions sectorielles. Suivi du temps
Nettoyage
- L'obligation s'applique-t-elle aussi aux petites entreprises de nettoyage ?
- Oui. Dans le nettoyage professionnel (commission paritaire 121), l'obligation s'applique quelle que soit la taille de l'entreprise, y compris pour les sous-traitants et les intérimaires.
- Nos équipes travaillent sur de nombreux sites par jour. Est-ce possible ?
- Oui. Chaque site est configuré comme un lieu de travail distinct, avec son propre géorepérage. Les collaborateurs s'enregistrent sur chaque site et tout est réuni dans un seul aperçu.
- Comment s'enregistrent les collaborateurs qui nettoient le soir ou la nuit ?
- De la même manière : avec une connexion par code PIN court dans l'application, également en dehors des heures de bureau. La déclaration part automatiquement vers l'ONSS dans le délai légal.
- Et le nettoyage dans des bâtiments avec une mauvaise couverture mobile ?
- L'enregistrement est conservé sur l'appareil et envoyé dès que la connexion revient, afin que l'heure d'entrée et de sortie reste correcte.
- Devons-nous suivre les enregistrements de nos sous-traitants ?
- Dans le nettoyage, les enregistrements des sous-traitants et des intérimaires sont également obligatoires. Vous les voyez dans le même aperçu et savez ainsi qui était réellement présent.
- Qu'est-ce qui change à partir du 1er septembre 2024 ?
- Depuis le 1er janvier 2024, une obligation de déclaration étendue s'applique aux travaux d'entretien et de nettoyage de bâtiments, quelle que soit la valeur des travaux ou le recours à des sous-traitants. L'ONSS a lancé pour cela le service en ligne Check In and Out at Work ; l'enregistrement était possible dès janvier 2024, mais l'obligation elle-même n'entre en vigueur qu'au 1er septembre 2024 (sous réserve de deux Arrêtés royaux encore à publier).
- En quoi consiste l'enregistrement des présences ?
- Toutes les personnes physiques présentes sur un lieu de travail avec des activités d'entretien ou de nettoyage doivent s'enregistrer : travailleurs, indépendants, (sous-)traitants, intérimaires, travailleurs détachés, apprentis et stagiaires. Elles s'enregistrent au début et à la fin de leurs activités, ainsi qu'au début et à la fin des pauses de repos. Les employeurs et donneurs d'ordre partagent la responsabilité : ils doivent informer le personnel, mettre un système d'enregistrement à disposition et assurer une transmission correcte des données à l'ONSS — mais ils ne peuvent pas enregistrer eux-mêmes ou à l'avance pour l'exécutant. En cas de changement de lieu de travail, il faut à nouveau s'enregistrer à l'entrée et à la sortie.
- Pour quels travaux l'enregistrement est-il obligatoire ?
- Pour les activités d'entretien ou de nettoyage d'un bien immobilier pour le compte d'un tiers — donc spécifiquement la commission paritaire 121 (nettoyage), mais aussi d'autres secteurs qui répondent à cette définition. Une Déclaration de travaux doit également toujours être faite, depuis 2024 sans montant seuil. Ne s'applique pas : aux secteurs publics et privés qui nettoient avec leur propre personnel, aux associations sportives (ASBL) avec un volontaire ou travailleur associatif, et aux entreprises de titres-services (CP 322.01).
- Quelles sont les sanctions possibles ?
- Le non-respect peut être sanctionné d'une sanction de niveau 1 ou 3 : une amende administrative de 400 à 4.000 €, ou une amende pénale de 800 à 8.000 €, chaque fois multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
- Comment s'enregistrer ?
- Soit via l'application électronique de l'ONSS, soit via le système d'enregistrement de Multi-Track. Sont enregistrés : l'identité de la personne, l'employeur, éventuellement l'intermédiaire, la qualité (statut) de la personne, l'adresse du lieu de travail et les heures (début et fin, pauses incluses).
- Qui doit mettre le système d'enregistrement à disposition ?
- Le donneur d'ordre doit mettre l'appareil à disposition des sous-traitants, sauf si une alternative équivalente est convenue contractuellement. Chaque (sous-)traitant doit utiliser l'appareil lui-même et le transmettre à ses propres sous-traitants, et veiller à ce que les indépendants disposent d'un moyen d'enregistrement compatible. L'employeur est responsable de la remise des badges à ses travailleurs. Pour les intérimaires, ces obligations incombent à l'utilisateur (l'entreprise utilisatrice).
- Que faire en cas d'erreur ?
- Les travailleurs doivent signaler les erreurs à leur employeur dans les 30 jours suivant la date d'enregistrement. L'employeur peut, dans ce même délai de 30 jours, demander une correction à l'ONSS, pièces justificatives à l'appui.
- Quelle est la base légale ?
- Loi-programme du 26/12/2022, titre 4, chapitre 1 (art. 22–48) et chapitre 2 (art. 49, §9 art. 30bis de la loi du 27/06/1969).
Construction
- À partir de quand les entreprises de construction doivent-elles aussi enregistrer la sortie ?
- Selon l'ONSS (message du 30 juillet 2026), l'obligation IN et OUT pour les travaux immobiliers entre en vigueur le 1er avril 2027. Enregistrer dès maintenant, c'est être prêt à temps.
- L'enregistrement s'applique-t-il à chaque chantier ?
- Aujourd'hui, l'enregistrement s'applique aux chantiers dépassant le seuil légal. Nous configurons chaque chantier comme un lieu de travail avec géorepérage, sans suivi manuel de votre part.
- Les sous-traitants présents sur notre chantier doivent-ils aussi s'enregistrer ?
- Oui. Chaque entreprise de la chaîne enregistre ses propres collaborateurs. Comme entrepreneur principal, vous voyez dans un seul aperçu qui était réellement présent.
- Qu'en est-il de la responsabilité en chaîne ?
- Vous restez coresponsable de l'exactitude des enregistrements dans la chaîne. L'aperçu par chantier et par entreprise vous aide à repérer rapidement les enregistrements manquants.
- L'extension s'applique-t-elle à la livraison de béton prêt à l'emploi ?
- Oui, l'extension s'applique bien à la livraison de béton prêt à l'emploi. Elle ne s'applique pas aux activités de nettoyage, qui ont leur propre régime.
- Qu'est-ce qui change concrètement le 1er avril 2027 dans la construction ?
- À côté de l'arrivée (IN), le départ (OUT) doit aussi être enregistré par voie électronique, sur le moment et sur place ; enregistrer les présences à l'avance ne sera plus possible. En savoir plus sur l' enregistrement de la sortie dans la construction
- Chaque travailleur doit-il pointer lui-même ?
- Oui. À partir du 1er avril 2027, la personne présente sur le chantier enregistre elle-même son arrivée et son départ. Un chef de chantier ne peut plus le faire à l'avance pour toute l'équipe. Notre guide sur l' enregistrement individuel sur chantier
- Comment les sous-traitants s'enregistrent-ils à partir de 2027 ?
- L'enregistrement de l'arrivée et du départ s'applique aussi aux travailleurs des sous-traitants. La responsabilité incombe à celui qui met une personne au travail et à celui qui exécute les travaux ; faites vérifier la responsabilité exacte par votre secrétariat social ou un juriste. Voir notre guide sur l' enregistrement des sous-traitants
- Les travailleurs peuvent-ils s'enregistrer avec leur smartphone ?
- Oui, avec une application, les travailleurs enregistrent eux-mêmes leur présence sur le chantier depuis leur smartphone. Sans smartphone, l'enregistrement est possible avec un badge personnel avec NFC et code QR. Convenez au préalable de l'appareil utilisé et des règles de vie privée. En savoir plus sur l' enregistrement par smartphone sur chantier
- Application officielle de l'ONSS ou logiciel externe : que choisir ?
- Vous enregistrez via le service en ligne officiel de l'ONSS, ou via un logiciel externe qui enregistre par le webservice REST de l'ONSS. Un logiciel externe ne supprime pas la responsabilité légale des parties concernées. Comparaison : application ONSS ou logiciel
- Quels chantiers sont concernés par la nouvelle obligation OUT ?
- Selon l'ONSS (communication du 30 juillet 2026), il s'agit des travaux immobiliers à partir de 500 000 € hors TVA et de la livraison de béton prêt à l'emploi. Le nettoyage a son propre régime. Tout savoir sur l' enregistrement des présences sur chantier dès 2027