Kennis · veelgestelde vragen
De vragen die we het vaakst krijgen.
Algemeen
- Kan een medewerker registreren zonder eigen smartphone?
- Ja. Met een persoonlijke Multi-Track-badge registreert de medewerker via NFC of QR-code op een centraal toestel of op de smartphone van de ploegleider of werfleider. Eén en dezelfde badge bevat zowel NFC als een QR-code en wordt door Multi-Track gepersonaliseerd en aangemaakt.
- Hoe werkt registreren met een NFC-badge?
- De medewerker houdt zijn persoonlijke badge tegen een geschikt toestel met NFC. Ook rustpauzes kunnen zo geregistreerd worden. Bij wettelijke aanwezigheidsregistratie wordt elke registratie verwerkt en opgevolgd tot het definitieve RSZ-antwoord, inclusief eventuele foutmeldingen en weigeringen. Uitsluitend interne tijdregistraties worden niet naar de RSZ gestuurd.
- Hoe werkt registreren met een QR-code?
- De persoonlijke QR-code op de badge wordt gescand met de camera van een centraal toestel of van de smartphone van de ploegleider of werfleider. Volgens de uitgevoerde conformiteitscontrole zijn de registratiemethoden RSZ-conform.
- Wie moet in- en uitchecken?
- Bij schoonmaak geldt de plicht voor personen die bepaalde schoonmaakactiviteiten aan onroerend goed uitvoeren voor rekening van derden, wanneer de toepasselijke aangifte- en drempelvoorwaarden vervuld zijn. Het gaat onder meer om werknemers, zelfstandigen, uitzendkrachten en stagiairs die deze activiteiten uitvoeren, ook via onderaannemers. Zij registreren zelf het begin en einde van hun activiteiten en hun rustpauzes. De grootte van het bedrijf of het paritair comité alleen bepaalt dus niet of de plicht geldt. In de bouw geldt vandaag aanwezigheidsregistratie via Checkinatwork op werkplaatsen waar het totale bedrag van de werken minstens € 500.000 exclusief btw bedraagt. Volgens het RSZ-bericht van 30 juli 2026 geldt vanaf 1 april 2027 ook IN- en OUT-registratie voor werken in onroerende staat, behalve schoonmaak, en de levering van stortklaar beton op werkplaatsen met diezelfde drempel. De bouwregeling verplicht geen registratie van rustpauzes.Officiële bron: RSZ — toepassingsgebied schoonmaakOfficiële bron: RSZ — uitbreiding vanaf 1 april 2027
- Hoe weet u dat iemand echt op de werklocatie stond?
- Bij elke registratie bevestigt een geofence dat de medewerker zich op de aangegeven locatie bevindt. Het GPS-privacybeleid is instelbaar, zodat u niet meer registreert dan nodig.
- Met welk certificaat worden de aangiftes ondertekend?
- Met het RSZ-certificaat van uw eigen onderneming. Wij bewaren dat versleuteld en gebruiken het uitsluitend om uw aangiftes te ondertekenen.
- Wat gebeurt er als de RSZ een aangifte weigert?
- Elke aangifte wordt gevolgd tot ze definitief aanvaard of geweigerd is. Bij een weigering leest u in klare taal wat er misging, zodat het rechtgezet kan worden.
- Werkt de app ook voor medewerkers die geen Nederlands spreken?
- Ja. De app is meertalig en werkt met een korte PIN-login, zodat in- en uitchecken met één tik lukt in de eigen taal.
- Kan een leidinggevende registraties rechtstreeks beheren?
- Ja. In het webportaal kunt u registraties opzoeken, filteren en ook rechtstreeks in- en uitchecken, met rollen en rechten per verantwoordelijke.
- Kan één centraal toestel door meerdere medewerkers worden gebruikt?
- Ja. Iedere medewerker registreert zelf met zijn persoonlijke badge met NFC én QR-code op een geschikt gedeeld toestel. Iedere registratie blijft individueel aan de medewerker gekoppeld. Tijdregistratie
- Kan Checkinandoutatwork.be gebruikt worden voor interne tijdregistratie?
- Ja, voor alle sectoren: kantoren, magazijnen, logistiek, werkplaatsen, productie en werven. U registreert begin, einde en pauzes en raadpleegt netto werkuren via het webplatform. Tijdregistratie
- Worden interne tijdregistraties automatisch naar de RSZ gestuurd?
- Nee. Bij uitsluitend interne tijdregistratie worden geen registraties naar de RSZ gestuurd. Wettelijke aanwezigheidsregistraties worden wel doorgestuurd wanneer de toepasselijke sectorale regels dat vereisen. Tijdregistratie
- Kan ik netto werkuren en pauzes opvolgen?
- Ja. Het systeem verwerkt geregistreerde pauzes en berekent automatisch de netto gewerkte uren met aftrek van die pauzes. Dit is interne urenopvolging; het maakt pauzeregistratie in de bouw niet wettelijk verplicht. Tijdregistratie
- Kan ik uren per medewerker en werf rapporteren?
- Ja. Het online webplatform biedt rapporten per medewerker, werf of locatie, ploeg en periode. U kunt werkuren op een specifieke werf en de prestaties en aanwezigheidsduur van een ploeg opvolgen. Tijdregistratie
- Kan ik het systeem ook voor kantoorpersoneel gebruiken?
- Ja. Interne tijdregistratie is niet beperkt tot bouw of schoonmaak. Ook kantoorpersoneel en medewerkers op andere bedrijfslocaties registreren via app of een badge met NFC én QR-code. Tijdregistratie
- Waarom zou een bouwbedrijf al vóór april 2027 starten?
- Om vandaag al werkuren, pauzes en netto uren per medewerker, werf en ploeg te volgen. De rapporten ondersteunen projectopvolging, nacalculatie en kostencontrole, terwijl u uw registratieproces voorbereidt op de sectorale veranderingen. Tijdregistratie
Schoonmaak
- Geldt de registratieplicht ook voor kleine schoonmaakbedrijven?
- Ja. In de professionele schoonmaak (paritair comité 121) geldt de plicht ongeacht de grootte van het bedrijf, ook voor onderaannemers en uitzendkrachten.
- Onze ploegen werken op veel verschillende locaties per dag. Kan dat?
- Ja. Elke locatie wordt als aparte werkplek ingesteld, met eigen geofence. Medewerkers checken op elke locatie in en uit; alles komt samen in één overzicht.
- Hoe registreren medewerkers die 's avonds of 's nachts poetsen?
- Op dezelfde manier: met een korte PIN-login op de app, ook buiten de kantooruren. De aangifte gaat automatisch binnen de wettelijke termijn naar de RSZ.
- Wat met schoonmaak in gebouwen zonder goed mobiel bereik?
- De registratie wordt op het toestel bewaard en verstuurd zodra er weer verbinding is, zodat het tijdstip van in- en uitchecken correct blijft.
- Moeten wij de registraties van onze onderaannemers opvolgen?
- In de schoonmaak zijn de registraties van onderaannemers en uitzendkrachten mee verplicht. U ziet ze in hetzelfde overzicht, zodat u weet wie effectief aanwezig was.
- Wat wijzigt er vanaf 1 september 2024?
- Vanaf 1 januari 2024 geldt een uitgebreide meldingsplicht voor onderhouds- en reinigingswerken aan gebouwen, ongeacht de waarde van de werken of het gebruik van onderaannemers. De RSZ lanceerde daarvoor de onlinedienst Check In and Out at Work; registreren kon al vanaf januari 2024, maar de verplichting zelf gaat pas in vanaf 1 september 2024 (onder voorbehoud van twee nog te publiceren Koninklijke Besluiten).
- Wat houdt de aanwezigheidsregistratie in?
- Alle natuurlijke personen op een werkplek met onderhouds-/reinigingsactiviteiten moeten zich registreren: werknemers, zelfstandigen, (onder)aannemers, uitzendkrachten, gedetacheerden, leerlingen en stagiairs. Ze checken in bij start van hun activiteiten en uit bij het einde, en ook bij het begin en einde van rustpauzes. Werkgevers en opdrachtgevers delen de verantwoordelijkheid: zij moeten personeel informeren, een registratiesysteem ter beschikking stellen en zorgen voor correcte gegevensoverdracht naar de RSZ — maar mogen niet zelf of vooraf registreren voor de uitvoerder. Bij wisseling van werkplaats moet opnieuw in- en uitgecheckt worden.
- Voor welke werken is registratie verplicht?
- Voor onderhouds-/reinigingsactiviteiten die een onroerend goed schoonmaken voor een derde partij — dus specifiek paritair comité 121 (schoonmaak), maar ook andere sectoren die aan die definitie voldoen. Er moet ook altijd een Aangifte van werken gebeuren, sinds 2024 zonder drempelbedrag. Niet van toepassing op: overheids- en privésectoren die met eigen personeel poetsen, sportverenigingen (VZW) met een vrijwilliger of verenigingswerker, en dienstenchequebedrijven (PC 322.01).
- Wat zijn de mogelijke sancties?
- Niet-naleving kan bestraft worden met een sanctie van niveau 1 of 3: een administratieve boete van € 400 tot € 4.000, of een strafrechtelijke boete van € 800 tot € 8.000, telkens vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
- Hoe registreren?
- Ofwel via de elektronische applicatie van de RSZ, ofwel via het registratiesysteem van Multi-Track. Geregistreerd worden: de identiteit van de persoon, de werkgever, eventueel de tussenpartij, de hoedanigheid (statuut) van de persoon, het adres van de werkplek en de tijdstippen (begin en einde, inclusief pauzes).
- Wie moet het registratiesysteem ter beschikking stellen?
- De opdrachtgever moet het toestel ter beschikking stellen van onderaannemers, tenzij een gelijkwaardig alternatief contractueel is afgesproken. Elke (onder)aannemer moet het toestel zowel zelf gebruiken als doorgeven aan zijn eigen onderaannemers, en moet erop toezien dat zelfstandigen een compatibel registratiemiddel hebben. De werkgever is verantwoordelijk voor het afleveren van badges aan zijn werknemers. Bij uitzendkrachten liggen deze verplichtingen bij de gebruiker (de inlenende onderneming).
- Wat als er een fout gemaakt wordt?
- Werknemers moeten fouten binnen 30 dagen na de registratiedatum melden aan hun werkgever. De werkgever kan binnen diezelfde 30 dagen een correctie aanvragen bij de RSZ, mits bewijsstukken.
- Wat is de wettelijke basis?
- Programmawet van 26/12/2022, titel 4, hoofdstuk 1 (art. 22–48) en hoofdstuk 2 (art. 49, §9 art. 30bis van de wet van 27/06/1969).
Bouw
- Vanaf wanneer moeten bouwbedrijven ook uitchecken?
- Volgens de RSZ (bericht van 30 juli 2026) treedt de IN- en OUT-plicht voor werken in onroerende staat in werking op 1 april 2027. Wie nu al registreert, is tijdig voorbereid.
- Geldt de registratie op elke werf?
- Vandaag geldt de registratie op werven boven de wettelijke drempel. Wij stellen per werf een werkplek met geofence in, zodat u niets manueel moet opvolgen.
- Moeten onderaannemers op onze werf ook registreren?
- Ja. Elke onderneming in de keten registreert haar eigen medewerkers. Als hoofdaannemer ziet u in één overzicht wie effectief aanwezig was op de werf.
- Wat met ketenverantwoordelijkheid?
- U blijft mee verantwoordelijk voor de correcte registratie in de keten. Het overzicht per werf en per onderneming helpt u om ontbrekende registraties snel op te merken.
- Geldt de uitbreiding ook voor de levering van stortklaar beton?
- Ja, de uitbreiding geldt wel voor de levering van stortklaar beton. Ze geldt niet voor schoonmaakactiviteiten, die hun eigen regeling hebben.
- Wat verandert er concreet op 1 april 2027 voor de bouw?
- Naast de aankomst (IN) moet ook het vertrek (OUT) elektronisch geregistreerd worden. Dat gebeurt op het moment zelf en ter plaatse; aanwezigheden vooraf registreren wordt niet meer mogelijk. Lees meer over de OUT-registratie in de bouw
- Moet elke werknemer zelf in- en uitchecken?
- Ja. Vanaf 1 april 2027 registreert de persoon die op de werf aanwezig is zelf zijn aankomst en vertrek. Een werfleider kan dat niet meer vooraf voor de hele ploeg doen. Zo pakt u dat aan: individueel inchecken op de werf
- Hoe registreren onderaannemers vanaf 2027?
- Ook voor medewerkers van onderaannemers geldt de registratie van aankomst en vertrek. De verantwoordelijkheid ligt bij wie iemand aan het werk zet én bij wie het werk uitvoert; laat de precieze aansprakelijkheid nakijken door uw sociaal secretariaat of jurist. Meer in onze gids over registratie door onderaannemers
- Kunnen medewerkers registreren met hun smartphone?
- Ja, met een app registreren medewerkers zelf hun aanwezigheid op de werf met hun smartphone. Wie geen smartphone gebruikt, kan registreren met een persoonlijke badge met NFC én QR-code. Maak vooraf duidelijke afspraken over het toestel dat gebruikt wordt en over privacy. Lees meer over registreren met de smartphone op de werf
- Officiële RSZ-app of externe software: wat kiest u?
- U registreert via de officiële onlinedienst van de RSZ, of via externe software die registreert via de REST-webservice van de RSZ. Externe software neemt de wettelijke verantwoordelijkheid van de betrokken partijen niet weg. Een vergelijking: RSZ-app of software
- Welke werven vallen onder de nieuwe OUT-plicht?
- Volgens de RSZ (bericht van 30 juli 2026) gaat het om werken in onroerende staat vanaf € 500.000 exclusief btw en om de levering van stortklaar beton. Schoonmaakactiviteiten hebben een eigen regeling. Alles op een rij over de aanwezigheidsregistratie in de bouw vanaf 2027