Privacyverklaring

Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring geven we heldere en transparante informatie over welke gegevens we verzamelen en hoe wij daarmee omgaan binnen de dienst checkinandoutatwork.

MBSS NV houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
• de verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor die doeleinden;
• om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij die nodig hebben voor de verwerking;
• passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• u op de hoogte brengen van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, en deze respecteren.

Als MBSS NV zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Vragen of contact hierover kan via: Multicall Business Services & Security NV (MBSS NV), Impestraat 23 bus 3, B-9420 Erpe-Mere, 053 76 78 78, info@checkinandoutatwork.be.

Uw persoonsgegevens worden door MBSS/checkinandoutatwork verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

• Om medewerkers te laten in- en uitchecken op hun werklocatie en die registraties te kunnen doorsturen naar en opvolgen bij de RSZ (uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting van de klant).
• Om, via geofencing, op het moment van in- of uitchecken te bevestigen dat de medewerker zich op de aangegeven werklocatie bevindt (uitvoering overeenkomst).
• Om een aanvraag voor een demo of offerte te verwerken en op te volgen (uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang).
• Boekhoudkundige doeleinden (wettelijke verplichting).
• Het versturen van meldingen over de status van aangiftes (aanvaard of geweigerd) en over ontbrekende of afgewezen registraties (uitvoering overeenkomst).

Voor deze doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

• Bedrijfsgegevens van de klant: ondernemingsnummer, naam contactpersoon, adres, telefoonnummer en e-mail.
• Persoonlijke identiteitsgegevens van contactpersonen en leidinggevenden: naam, voornaam, e-mail en telefoonnummer.
• Gegevens van medewerkers die in- of uitchecken: naam of identificatienummer, tijdstip van in-/uitchecken, werklocatie of geofence-bevestiging op het moment van in-/uitchecken, en de status van de RSZ-aangifte (aanvaard, geweigerd, foutcode).
• Het RSZ-certificaat van de klant, gebruikt om aangiftes namens de klant te ondertekenen.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verkregen. Locatiegegevens worden uitsluitend gelezen op het moment van in- of uitchecken; er is geen permanente achtergrondtracking.

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van derde partijen voor onder meer het verzorgen van de internetomgeving (webhosting en de contentbeheeromgeving), de IT-infrastructuur, de RSZ (voor de verplichte aangifte zelf) en, indien van toepassing, het sociaal secretariaat van de klant (mits toestemming).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze verwerkers maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij zullen de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

MBSS NV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel zolang de wet dit vereist. Positiehistoriek van in- en uitcheckregistraties wordt kort en instelbaar bewaard, in lijn met het GPS-privacybeleid dat de klant zelf kan instellen. Overige persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na het laatste gebruik bijgehouden, tenzij wettelijk anders bepaald (boekhoudkundige stukken: 7 jaar).

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

• alle personen die namens MBSS NV van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• we pseudonimiseren en zorgen voor encryptie van persoonsgegevens waar nodig, met inbegrip van versleutelde bewaring van RSZ-certificaten;
• wij maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten;
• we testen en evalueren regelmatig onze beveiligingsmaatregelen;
• onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
• elke registratie wordt bijgehouden in een volledige audit trail, met rollen- en rechtenbeheer voor toegang.

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u hebben ontvangen. Om uw identiteit te controleren kunnen wij u vragen om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen; maak hierbij uw pasfoto onzichtbaar en vermeld dat het om een kopie gaat.

U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens te laten overdragen aan uzelf of, in uw opdracht, rechtstreeks aan een andere partij.

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan rechtstreeks contact met ons op via info@checkinandoutatwork.be. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België.

MBSS NV/checkinandoutatwork kan deze privacyverklaring wijzigen. Van een wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.