Individueel inchecken op de werf: praktische gids voor de invoering

Elke persoon heeft een eigen, persoonlijke manier nodig om zich te registreren. Gedeelde accounts of één toestel waarop de ploegbaas voor iedereen registreert, passen niet bij individuele registratie.

• Breng per werf in kaart wie er werkt: eigen werknemers, uitzendkrachten, stagiairs, zelfstandigen en mensen van onderaannemers.
• Zorg dat elke persoon de nodige gegevens heeft om zich te identificeren bij de gekozen registratiemethode.

Volgens de RSZ registreert de persoon die het werk uitvoert zelf, in real time; de werkgever kan niet op voorhand registreren. Bron: RSZ, bericht van 30 juli 2026.

IN gebeurt bij de start van het werk, OUT aan het einde van de activiteit. Twee registraties per persoon betekent twee kansen op een vergeten of foute registratie.

• Spreek een vast moment en een vaste plek af om in en uit te checken.
• Herinner aan het uitchecken bij het einde van de werkdag, bijvoorbeeld bij de werfafsluiting.
• Houd rekening met omstandigheden op de werf: buiten werken, handschoenen, taal.

Mogelijke opties zijn de gratis onlinedienst van de RSZ, een commerciële app op de smartphone of een andere toegelaten registratiemethode. Ga na welke methoden de RSZ voor uw situatie toelaat voordat u kiest.

• Informeer onderaannemers tijdig over de individuele registratie op uw werven.
• Maak afspraken over wie hun mensen informeert en hoe zij registreren.
• Spreek af hoe u ontbrekende registraties van onderaannemers opmerkt en opvolgt.

Niet iedereen heeft een geschikte smartphone of wil die gebruiken. Voorzie een alternatief, bijvoorbeeld een andere registratiemethode die de RSZ toelaat. Controleer dat het alternatief nog steeds een persoonlijke registratie op het moment zelf toelaat.

• Controleer niet alleen of een registratie verzonden is, maar ook of de RSZ ze correct verwerkt heeft.
• Kijk dagelijks of elke IN een bijbehorende OUT heeft.
• Duid één verantwoordelijke aan die de registraties opvolgt.

1. 01Leg vast wat een medewerker doet als registreren niet lukt (geen bereik, lege batterij, foutmelding).
2. 02Spreek af wie verwittigd wordt en hoe snel.
3. 03Volg geweigerde of ontbrekende registraties op en laat ze rechtzetten.
4. 04Test de volledige procedure op een werf vóór 1 april 2027: IN, OUT en een fout.