Alle natuurlijke personen die aanwezig zijn op een werkplek waar onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten plaatsvinden, zullen de registratieplicht moeten naleven.
Werknemers, zelfstandigen, (onder)aannemers, uitzendkrachten, gedetacheerden, leerlingen en stagiairs zijn verplicht om het begin en het einde van hun activiteiten real-time te registreren.
Ze moeten dus inchecken op hun werkplaats als ze met hun werk beginnen, en uitchecken als ze stoppen met werken. Het begin en einde van rustperiodes moet u ook registreren. U checkt dus uit bij het begin van uw pauze, en weer in als uw pauze afgelopen is.
- Als werkgever of opdrachtgever deelt u de verantwoordelijkheid voor de registratie met de persoon die het werk uitvoert. Het is de verantwoordelijkheid van de werknemers zelf om registraties uit te voeren, maar natuurlijk hebt u een belangrijke informatieplicht (zie volgend punt) en bent u mee verantwoordelijk voor correcte registraties.
- U moet uw personeel informeren over de registratieplicht, en een systeem ter beschikking stellen waarmee uw mensen zich kunnen registreren.
- U bent ook verantwoordelijk voor de correcte overdracht van de gegevens aan de RSZ.
- Iedere werknemer, iedere zelfstandige maar ook iedere werkgever, aannemer of onderaannemer die zich op de arbeidsplaats aanbiedt, moet onmiddellijk (real-time) geregistreerd worden.
- Als werkgever kunt u de registratie niet voor de uitvoerder of op voorhand doen.
- Bij wijziging van werkplaatsen, dient er opnieuw in- en uitgecheckt te worden.
De registratie is verplicht voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten ‘die als doel hebben een onroerend goed schoon te maken voor rekening van een derde partij’.
Dus specifiek voor Paritair Comité voor de schoonmaak (PC 121), maar ook andere sectoren die voldoen aan de definitie komen in aanmerking.
Voor een werkplaats waar de registratieplicht geldt, moet u vooraf ook een Aangifte van werken doen. De registratieplicht voor schoonmaakactiviteiten geldt ongeacht het bedrag van de Aangifte van werken. Vanaf 1 januari 2024 is het drempelbedrag voor de ‘aangifte van werken’ (artikel 30a en artikel 30bis) in de schoonmaaksector afgeschaft en moet er dus een aangifte van werken gedaan worden, ongeacht het bedrag.
Het systeem is niet van toepassing op:
- Openbare en particuliere sectoren die hun gebouwen door hun eigen personeel laten schoonmaken.
- Sportverenigingen (VZW) die een verenigingswerker of vrijwilliger in dienst hebben om haar lokalen schoon te maken.
- Dienstenchequebedrijven (PC 322.01)
In Check In and Out at Work raadpleegt u als werkgever de registraties van uw personeel. De mensen die voor u schoonmaken, gebruiken de onlinedienst om er hun registraties mee uit te voeren. Ook zij kunnen er bestaande registraties in raadplegen.
Check In and Out at Work is ook als webservice te gebruiken, zodat uw personeel in- en uit kan checken met een badge.
Het niet naleven van de voorschriften en verplichtingen in het kader van de verplichte aanwezigheidsregistratie voor onderhouds- en/of reinigingsactiviteiten door aannemers, onderaannemers kan worden bestraft met een sanctie van niveau 1 of niveau 3, wat neerkomt op:
- een administratieve geldboete van 400 euro tot 4.000 euro of
- een strafrechtelijke geldboete van 800 euro tot 8.000 euro
vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers.
U kiest ofwel voor de elektronische applicatie van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid, ofwel als u voor meer transparantie en gebruiksgemak gaat, voor het registratiesysteem van Multi-Track.
Deze systemen registreren:
- Identificatie van de natuurlijke persoon.
- Identificatie van de werkgever.
- Identificatiegegevens van de tussenpartij voor wie een zelfstandige aanwezig is
- De hoedanigheid waarin een natuurlijke persoon zich bevindt op de werkplaats. Dus onder welk statuut iemand werkt (werknemer, zelfstandige, uitzendmedewerker, enz.)
- Wanneer de natuurlijke persoon een zelfstandige is, de identificatiegegevens van de natuurlijke persoon of rechtspersoon in wiens opdracht een werk wordt verricht
- Adres van de werkplek.
- Tijdstip registratie: begin- en eindtijden, inclusief pauzes.
De waarborgen waaraan een andere automatische registratiewijze dan het elektronisch registratiesysteem moet voldoen, evenals de eigenschappen, registratiemiddelen en technische specificaties moeten nog worden bepaald bij Koninklijk Besluit.
De opdrachtgever moet het registratieapparaat ter beschikking stellen van onderaannemers waarop hij een beroep doet. In principe zal de onderaannemer dus het apparaat gebruiken dat door de aannemer ter beschikking wordt gesteld. Deze aannemer en de onderaannemer kunnen in hun overeenkomst echter bepalen dat een andere gelijkwaardige registratiewijze toegepast wordt.
Elke aannemer heeft dus een dubbele verplichting:
- Hij moet enerzijds het apparaat gebruiken voor de registratie van zijn werknemers of de zelfstandigen waarop hij een beroep doet.
- Anderzijds moet hij dit registratieapparaat ter beschikking stellen van elke onderaannemer waarop hij zelf een beroep doet. Indien gebruik gemaakt wordt van een andere registratiewijze die afgesproken werd in de overeenkomst met de opdrachtgever, moeten de regels betreffende deze alternatieve registratiewijze nageleefd worden.
Elke onderaannemer moet op zijn beurt het registratieapparaat dat hij van de aannemer heeft ontvangen gebruiken en ter beschikking stellen van de onderaannemers op wie hij een beroep doet. De aannemers en onderaannemers die beroep doen op zelfstandigen moeten zich ervan vergewissen dat deze personen in het bezit zijn van een registratiemiddel dat compatibel is met het registratieapparaat op de arbeidsplaats. Hebben zij er geen, dan moet hij hen er een bezorgen, of contractueel bepalen dat deze zelfstandige de registratie zal uitvoeren via een ander automatisch systeem.
De werkgever is verantwoordelijk voor de aflevering van de badges of andere registratiemiddelen aan zijn werknemers. Deze dienen compatibel te zijn met het op de arbeidsplaats gebruikte registratiesysteem.
Ingeval er een beroep wordt gedaan op uitzendkrachten, is de gebruiker verplicht om deze verplichtingen na te leven.
Werknemers die een fout zien in hun registratie, moeten die binnen de 30 dagen na de registratiedatum aan hun werkgever melden.
Indien registraties verkeerd zijn gebeurd, krijgt u als werkgever de mogelijkheid om een aanpassing aan te vragen bij de RSZ en dit binnen 30 dagen na de registratiedatum. U zal hiervoor wel de nodige bewijsstukken moeten kunnen aanleveren.
De Wettelijke basis voor de aanwezigheidsregistratie in de schoonmaaksector vindt u in de Programmawet 26/12/2022, titel 4, hoofdstuk 1, art. 22 tot 48 en hoofdstuk 2, art 49 (§9 art. 30 bis van de wet van 27/06/1969).
